Doświadczony przedsiębiorca nie potrzebuje lekcji z podstaw prowadzenia firmy, jednak osoby ambitne marzące o własnej działalności gospodarczej mogą sporo się dowiedzieć. Jeżeli nie miałeś wcześniej podstaw z zarządzania firmą, nie wiesz, czego możesz się spodziewać na rynku, a także zastanawiasz się, jaką strategię działania wybrać, to jesteś we właściwym miejscu. Jeśli chcesz rozwinąć skrzydła swojej organizacji, doprowadzić do jej prawdziwego rozkwitu, a także nie stracić na tym cennego czasu, czytaj dalej!
Nie ma czasu na bałagan
To podstawowa zasada funkcjonowania organizacji. Im dłużej będziesz działać na rynku, tym trudniej będzie Ci odnaleźć właściwe faktury do opłacenia, zaległą korespondencję czy dokumentację dotyczącą klientów w stercie leżących dokumentów. Nieporządek nie tylko wpłynie na Twój poziom stresu, ale znacznie opóźni działania firmy. Co, jeśli dokument, którego pilnie potrzebujesz, zagubi się pomiędzy setką podobnych? Jak zachować porządek w napływających CV, nie zgubić się w gąszczu rachunków oraz mieć wszystko pod kontrolą? Oto kilka kluczowych działań, które zaoszczędzą Ci stresu oraz niezadowolenia z Twojej pracy:
- Teczki i segregatory na każdą okazję — Od Ciebie zależy czy będziesz trzymać dokumenty w kolejności alfabetycznej klientów, czasu ich napływu czy przyjmiesz jeszcze inny system. Ważne jednak, aby wszystkie dokumenty były księgowane w ten sam sposób, który będzie też zrozumiały dla Twoich pracowników.
- Segregacja to podstawa — Nie tylko dokumenty wymagają nienagannego porządku. Jeżeli kontaktujesz się z klientem czy współpracownikiem drogą mailową, warto stworzyć w skrzynce specjalne foldery, gdzie będą wpływać odpowiednie wiadomości. To świetny sposób na oszczędzenie czasu, ponieważ stosując odpowiednie reguły, unikniesz ciągłego odfiltrowywania niepotrzebnych wiadomości. Łatwiej też odróżnić materiał spamowy od nowych klientów, których jeszcze nie udało Ci się zapamiętać z imienia.
- Pomoc zawsze pod telefonem — Mając swoją firmę, możesz korzystać z zewnętrznych usług, które mogą skutecznie wesprzeć jej działania. Jednym z najpopularniejszych rozwiązań jest wybór dobrego biura rachunkowego, które wspomoże Cię w sprawach finansowych, rachunkowych oraz pomoże przy obsłudze kadr i płac.
Rozmawiaj, aby zaoszczędzić czas
Jeżeli uważasz, że powyższy podtytuł nie ma sensu, zastanów się nad nim głębiej. Ile razy zdarzyło Ci się, że zadania zostały rozdzielone, każdy wiedział, co ma zrobić, jednak ostateczny wynik był niespójny i nie miał sensu? Często, gdy rozmawiamy z drugim człowiekiem, każdy z nas wyobraża sobie coś innego, mimo że de facto myśli o tym samym. Wynika to z różnych doświadczeń, dojrzałości umysłowej oraz skojarzeń, jakie dane słowa budzą. Te niuanse mogą wywoływać rozbieżności, które ostatecznie doprowadzą do poważnych konfliktów.
Kolejną przyczyną ich powstania mogą być niepełne informacje. Dając copywriterowi niepełne informacje, nie można dziwić się, że nie uwzględnił w treści tekstu informacji o certyfikatach, o których nie wiedział, że istnieją; zamawiając stronę internetową, nie wystarczy powiedzieć, że ma być „ładna i kolorowa”. Aby produkt finalny był zadowalający, należy przekazać jak najwięcej szczegółów, a także wizję oraz cel, jaki ma spełniać. Dlatego tak niezbędna jest komunikacja, której brak prowadzi do chaosu twórczego, frustracji, ciągłych poprawek, a także konfliktów.
